כאשר מקימים עמותה, לרוב קשה לדמיין למה היא תהפוך שנים לאחר מכן. באותו אופן, אי אפשר להציב מהיום הראשון את כלי ה-IT שיהיו מותאמים , במיוחד לגבי ניהול הנתונים (ילדים, הורים, פעילויות, תשלומים, תורמים וכו’).
כך, לאחר 18 שנות פעילות, נגבה מגדירה ומדייקת את שירותיה , ככל שהצרכים וקצב ההתפתחות שלה ברורים ומכילים כמות עצומה של נתונים, המתחלקים על פני מספר קבצים ומנוהלים על ידי אנשים שונים. “אנו מתקשים לקבל במהירות וביעילות סקירה כללית של המצב”, אומר אליאב גייסמן, מנכ”ל העמותה, “בקשה פשוטה לסטטיסטיקה דרשה פנייה למספר אנשים ודרשה יותר מדי זמן. המידע העומד לרשותנו לא תמיד היה מעודכן. והבנו שבנקודה זו אנו צריכים להתנהל באמצעות פלטפורמה מרכזית, יעילה וקלה יותר לשימוש”.
אתגר זה עמד בלב הדיונים בהנהגת נגבה כששמעה על קול הקורא מארגון “Code for Israel.” לדברי ארי ברמי, מנהל תפעול ומנהל IT בנגבה, “כלי ניהולי מסוג זה דורש השקעת זמן לרכישת ידע טכני מתקדם ולהטמעתו על ידי הצוות. ההצעה של קוד לישראל ליצור קשר עם מתנדבים מההייטק הייתה מושלמת עבורנו.
מצד של “Code for Israel”, לדברי גילה אוגורסקי, מנהלת קהילה ותפעול, מועמדותה של נגבה התקבלה בחיוב רב: ”נגבה היא דוגמה לעמותה שמבקשת כל הזמן לצמוח ולשפר את אופן פעולתה. הם לא מפחדים לשלב טכנולוגיות חדשות במידת הצורך”.
אליאב וארי הציגו את הפרויקט לראשונה בפני המתנדבים ב-1 במרץ 2023. כולם בוגרי תכנית “עתידים” ומיד נרתמו לאתגר. ”כבוגרי עתידים, היה ממש חשוב לנו להיות מסוגלים לעזור לעמותה כמו נגבה שתומכת בילדים מהפריפריה” אומרת לנו הילה שוורץ, מתנדבת, אחראית על הפרויקט, ”זה נושא ממש קרוב לליבנו.
המשימה הראשונה הייתה למצוא את מבנה ה-IT המתאים על פי הקריטריונים הבאים:
- נגיש בקלות
- נעים לשימוש
- אמין
- בטוח
- תקציב מקובל
לאחר בחינת מספר פתרונות, הצוות החליט להשתמש ב-Monday.com. “יום שני ,סימן את כל הקופסאות והציע מחירים מיוחדים לעמותות”, מסביר ארי, “קיבלנו מהם גם ייעוץ טכני מוצק שחסך לנו זמן יקר. קצת סקפטיים בהתחלה, מהר מאוד הבנו ש”יום שני” מאוד גמיש וקל לשימוש, שנוכל להתאים אותו בצורה אופטימלית לכל הצרכים שלנו”.
המתנדבים נאלצו לעבוד קשה ולהקדיש שעות רבות לפרויקט כדי להתאים את הצרכים של נגבה ולייבא נתונים קיימים ל”יום שני”. כך בתחילת שנת הלימודים 2023-2024, מערכת ה-IT החדשה הופעלה. ארי זוכר: ”בתחילה עבדנו עם העובדים הסוציאליים שלנו על הרשמות, לאחר מכן צוות המדריכים הכניס את נתוני נוכחות הילדים וכן את המטרות שהוגדרו לכל אחד, המשכנו במעקב אחר התשלומים, הזמנות הארוחות, ניהול לוגיסטי, שיבוץ מתנדבים מדריכים ומורים, קשרים עם בוגרים, תורמים וכו’. כל צוות נגבה הבין במהירות את התועלת שבהפעלת פלטפורמה ריכוזית כזו לניהול ושיתוף נתונים”.
גילה מ”קוד לישראל”: ”שמחים לראות שהמערכת שהטמענו יחד כבר משתרעת על כל עבודת העמותה, מייעלת תהליכים, מאפשרת לקבל תמונת מצב בזמן אמת ולהמשיך לפתח את הארגון בתחומים חדשים.”
ואכן, כל יום צרכים חדשים מכוסים ע”י יום שני בהתאם למצב. כך למשל, מ-9 באוקטובר 2023, יומיים לאחר התקפת חמאס, בזמן שהמלחמה השתוללה ובתי הספר נסגרו, צוותי נגבה כבר השתמשו בו לצורך מעקב יומיומי אחר השיחות לכל ילד והשתתפות בפעילויות מרחוק. בדרך זו, היינו בטוחים שלא נשאיר אף אחד מאחור.
אליאב מסכם: “בתוך פחות משנה שינינו לחלוטין את אופן העבודה והתקשורת. זה מאפשר לנו לחסוך זמן ולעבוד ביעילות עבור הילדים. שיתוף הפעולה עם “Code for Israel” ובוגרי עתידים, עם תמיכה טכנית מ-Monday.com, מוכיחה עד כמה אפשר לשנות דברים ולעשות טוב כאשר נהנים מרצון טוב של כל השותפים!”
פרויקט זה נתמך כלכלית על ידי משפחת קים מדרום קוריאה.
המון תודות להם!