Lors de la création d’une association, il est toujours difficile d’imaginer ce qu’elle sera devenue des années plus tard. De la même façon impossible de mettre en place dès le premier jour les outils informatiques qui seront valables après tout ce temps, notamment concernant la gestion des données (enfants, parents, activités, paiements, donateurs…).
C’est ainsi qu’après 18 ans d’activités, Negba s’est retrouvée, au fur et à mesure des besoins et de son évolution, avec un nombre énorme de données, éparpillées dans plusieurs fichiers et gérées par différentes personnes. ’’Il était vraiment devenu difficile d’avoir rapidement et efficacement une vue d’ensemble de la situation’’ nous confie Eliav Geissmann, Directeur Général de l’association, ‘’une simple requête de statistiques demandait de contacter plusieurs personnes et prenait trop de temps. Les informations à notre disposition n’étaient ainsi pas toujours à jour. On avait vraiment besoin d’avoir une plateforme centralisée, plus efficace et facile à utiliser.’’
Cette situation était au cœur des préoccupations de la direction de Negba quand elle a entendu parler de l’appel à candidature de l’organisation Code for Israel. Selon Ary Brami, directeur des opérations et responsable informatique de Negba, ‘’Ce genre de problématique demande du temps et aussi des connaissances techniques avancées pour être résolue. La proposition de Code for Israel de nous mettre en contact avec des bénévoles issus de la High Tech était parfaite pour nous’’.
Du côté de Code for Israel, selon Gila Ogorski, responsable de la communauté et des opérations, la candidature de Negba a été accueillie très favorablement : ‘’Negba est un exemple d’association qui cherche constamment à grandir et à améliorer sa façon de travailler. Ils n’ont pas peur d’intégrer de nouvelles technologies si besoin.’’
Eliav et Ary ont alors présenté le projet pour la première fois aux bénévoles de Code for Israël le 1er Mars 2023. Ceux-ci sont tous des anciens du programme Atidim et ont immédiatement été motivés par le challenge. ‘’En tant qu’anciens d’Atidim, c’était vraiment important de pourvoir aider une association comme Negba qui soutient des enfants de la périphérie’’ nous raconte Hila Schwartz, bénévole, responsable du projet, ‘’C’est un sujet qui nous tient vraiment à cœur’’.
La première tâche consistait à trouver la solution informatique qui convenait :
- facilement accessible,
- agréable à utiliser,
- fiable,
- sûre,
- et avec un budget acceptable.
Après avoir examiné plusieurs solutions, l’équipe a décidé d’utiliser Monday.com. ‘’Monday cochait toutes les cases et proposait des prix spéciaux pour les organismes à but non lucratif’’ nous explique Ary ‘’Nous avons en outre reçu de solides conseils techniques de leur part qui nous ont fait gagner un temps précieux. Au départ un peu sceptiques, on a vite compris que Monday était tellement flexible et facile à utiliser, qu’on pourrait parfaitement l’adapter à tous nos besoins.’’
Les bénévoles ont dû travailler dur et consacrer de nombreuses heures au projet pour s’adapter aux besoins de Negba et importer les données existantes dans Monday. C’est ainsi qu’à la rentrée 2023-2024, la nouvelle solution informatique était opérationnelle. Ary se rappelle : ‘’Au départ nous avons travaillé avec nos assistants sociaux sur les inscriptions, puis l’équipe pédagogique a saisi les données de présence des enfants ainsi que les objectifs de chacun, on a continué avec le suivi des paiements, les commandes des repas, la gestion logistique, la répartition des bénévoles et des enseignants, les contacts avec les anciens, les donateurs, etc… Toute l’équipe de Negba a vite compris l’utilité d’une telle plateforme centralisée pour la gestion et le partage des données’’.
Pour Gila de Code for Israel : ‘’Nous sommes heureux de constater que le système que nous avons mis en œuvre ensemble s’étend déjà à l’ensemble du travail de l’association, rationalisant les processus, permettant d’avoir une image de la situation en temps réel et de continuer à développer l’organisation dans de nouveaux domaines’’.
En effet, chaque jour de nouveaux besoins sont couverts par Monday en fonction de la situation. Par exemple, dès le 9 octobre 2023, deux jours après l’attaque du Hamas, alors que la guerre faisait rage et que les écoles étaient fermées, les équipes de Negba l’utilisaient déjà pour le suivi quotidien des appels à chaque enfant et de la participation aux activités à distance. Ainsi, nous étions sûrs de ne laisser personne de côté.
Eliav conclut : ‘’En moins d’un an, nous avons totalement changé notre façon de travailler et de communiquer. Cela nous permet de gagner en temps et en efficacité pour travailler le mieux possible pour les enfants. La collaboration avec Code for Israel et les anciens d’Atidim, avec le soutien technique de Monday.com montre combien on peut changer les choses et faire du bien lorsque l’on réunit les bonnes volontés !’’
Ce projet a été soutenu financièrement par la famille Kim de Corée du Sud, amie de Negba depuis plusieurs années.
Un grand merci à eux.
